בשנים האחרונות אנחנו עדים להתקדמות טכנולוגית משמעותית בכל הקשור לניהול המשרד. ארגונים רבים שאינם סובלים מ"טכנופוביה" משתמשים בכלים החדשים העומדים לרשותם ומצעידים את הארגון קדימה בכל הקשור לניהול מסמכים ועבודה בסביבה נטולת נייר. הקדמה הטכנולוגית יצרה מגוון שירותי סריקה הזמינים לכל משרד ומאפשרים לארגון לבצע המרה של מסמכי הנייר המקוריים לקבצים דיגיטליים הניתנים לצפיה, שליפה ומשלוח במהירות רבה.
פלישת הטלפונים החכמים, מחשבי לוח ומכשירים ניידים אחרים לקחה את הטכנולוגיה צעד נוסף קדימה ומאפשרת למשתמשים לעשות את פעולות היום יום במשרד הרבה יותר פשוטות. טכנולוגיה מתקדמת זו, בשילוב עם שיטות אחסון דיגיטליות מאובטחות (למשרד המרוחק), צריכה להוביל לעבודה נטולת נייר לחלוטין - אבל למרות זאת, חברות רבות עדיין נשארו מאחור וממשיכות להתנהל כפי שעשו עשרות שנים בעבר הרחוק. מדוע זה?
ייתכן שחלק מהעסקים אינם מבינים כיצד משרד ללא נייר צריך לעבוד והם דואגים שעבודה יומיומית במשרד ללא מסמכי המקור תהיה צעד לא חוקי וסיכון גבוה לאיבוד נתונים מקוונים, אבל הן אינן מבינות שהטכנולוגיות כיום מאפשרות לשמור את כל הנתונים הדיגיטליים מגובים, כך שלמעשה בטוח יותר לבצע סריקת מסמכים מאשר לשמור את מסמכי הנייר המקוריים בקלסרים היושבים על מדפים מאובדים וחשופים לסכנות כגון שריפה, שטפון, גניבה, בלאי וכדומה.
כיום גם תיעוד רגיש מאוד יכול להיות מאוחסן בצורה דיגיטלית (ומאובטחת) וחברות סריקת מסמכים המבצעות את התהליך באופן מקצועי יחד עם חתימה דיגיטלית, מבטיחות עמידה משפטית מלאה במקוריות המסמכים.
המשרד ללא נייר הוא לא חלום באספמיה, חברות רבות ביצעו את הצעדים הנדרשים והן עובדות במתכונת מלאה של ניהול מסמכים וארכיון דיגיטלי מלא. הן נהנות מיתרונות רבים כגון: ירידה דרמטית בעלויות הדפסה ואחסון, תפעול יעיל, תו תקן ירוק, חסכון בעלויות עובדים וזריזות תגובה מול לקוחות וספקים.
אז למי ששואל האם משרד ללא נייר יהפוך לסטנדרט, התשובה היא כנראה שכן. זה כבר קורה ועם הגעתן של טכנולוגיות חדשות מידי יום, כולנו צריכים להסתכל קדימה לסביבת עבודה נטולת נייר - זה רק עניין של זמן.
למידע נוסף על המשרד ללא נייר ולפרטים נוספים היכנסו לאתר www.documents.co.il
להזמנת שירותי סריקה וניהול מסמכים חייגו 054-5880060
