חברה לסריקת מסמכים בשילוב חתימה אלקטרונית מובנית במסמכי הארגון

סריקת מסמכים רחובות | סריקת מסמכים רמת אביב | סריקה של מסמך | שרות סריקת מסמכים

בארגונים רבים (עסקיים, ממשלתיים וכו') יוצרים מסמכים הדורשים חתימה של גורמים מסוימים. מסמכים אלה מועברים לנמענים הדרושים לחתימה, אולם יש צורך בהדפסתם לשם הוספת חתימת הנמען.חתימה אלקטרונית מאפשררת לבצע חתימה על מסמכים, ללא הצורך המוקדם בהדפסתם. באמצעות כך נחסכת עלות הדפסה של המסמכים (לדוגמה: מסמך של 300 עמוד שיש להעבירו בין חברות כשהוא חתום).

שילוב חתימה אלקטרונית (חתימה דיגיטלית) במערכת המחשוב הארגונית היא בעלת יתרונות רבים.
ע"י בחירת פתרון איכותי וידידותי שמתממשק לתוכנת ניהול מסמכים ארגונית ועם תוכנות אופיס המייצרות מסמכים ניתן לשלב באופן אוטומטי שדות בהם תשולב חתימה ידנית, תוך הגדרת מאפיינים מתאימים וברמת אבטחה גבוהה.

באופן כזה ניתן לשגר את המסמך לסבב חתימות במייל ולהחזיר מסמך מוכן לנמען הרצוי. בתהליך כזה הארגון יחסוך זמן המבוזבז על ניירות, עלויות משלוח, סריקת מסמכים ועוד, וכל זאת ברמת אבטחה גבוהה של מסמכי הארגון.

להזמנת שירותי סריקה חייגו עכשיו 054-5880060

סריקת מסמכים רחובות,סריקת מסמכים רמת אביב,סריקה של מסמך,שרות סריקת מסמכים,

שירותי סריקת מסמכים תל אביב,שירותי סריקת מסמכים בתל אביב,שירותי סריקת מסמכים באר שבע,

תוכנות זיהוי טקסט – OCR

סריקת מסמכים ציבוריים | משרד ללא ניירת | פרוייקט סריקת מסמכים

תוכנת OCR (זיהוי תווים או זיהוי טקסט) מסייעת לתהליך חיפוש הטקסט הרצוי במסמכים, כך שכל נייר שנסרק למערכת המחשוב באמצעות תוכנת סריקה המשולבת בתוכנת ניהול מסמכים יהיה בעל יכולת אחזור מהירה ויכות קריאה, כאילו שנוצר מלכתחילה כקובץ דיגיטלי.

עם הפעלת פונקציית החיפוש, מערכת תוכנת ניהול מסמכים תהיה מסוגלת לאתר ולזהות את מילות המפתח הנדרשות ולשלוף את המסמך הרצוי מבין עשרות ומאות אלפי מסמכי הארגון.
מערכת OCR טובה המבצעת פענוח תווים איכותי צריכה לאפשר זיהוי תווים לא רק על ספרייה ספציפית, אלא גם על תתי הספריות שלה.

הפלט הרצוי בדרך כלל הוא קובץ WORD המשמר את מבנה הדף המקורי, כולל טבלאות, טורים ותמונות, וכל זאת בגודלם המקורי. אפשרות נוספת מייצרת מסמך PDF דו-שכבתי הכולל את קובץ התמונה המקורית ואת הטקסט שזוהה והפך לבעל יכולת חיפוש ואחזור כאילו שנוצר במקור כקובץ טקסט דיגיטלי.

להזמנת שירותי סריקה חייגו עכשיו 054-5880060

סריקת מסמכים בחכמה

סריקת מסמכים בבית הלקוח | סריקת מסמך לקובץ וורד | סריקת מסמכים לארכיון

לקוחות רבים המבקשים לבצע סריקת מסמכים בעצמם או להיעזר בספקי שירותי סריקה נוטים לחשוב כי סריקת מסמכים ברזולוציה גבוהה תיתן תוצאות טובות יותר. סורק מסמכים מקצועי מאפשר סריקה ברזולוציה מכסימלית של 600 DPI.

סריקת מסמכים ברזולוציה המירבית תיתן אמנם קובץ איכותי, אך יחד עם זאת משקל הקובץ יהיה גבוה והוא עשוי להגיע לערכים הנעים בין מספר מגה בייטים בודד ועד כמה עשרות מגה בייטים.
אני יכול להמליץ בחום על סריקת מסמכים מסוג זה במקרה אחד – כשתרצו לבצע סריקת תמונות. אם יש לכם תמונות צבעוניות או ציורי ילדים וחשוב לכם לקבל איכות הדומה לצילום במצלמה דיגיטלית, כדאי לסרוק ברזולוציה המכסימלית.

קחו בחשבון שקצב הסריקה יהיה איטי, גם אם סורק המסמכים מחובר למחשב מתקדם. ככלל, כשאתם רואים סורקים המבטיחים ערכים של של 4,800 DPI או 9,600 DPI חשוב לדעת שערכים אלה אינם ערכי סריקה אמיתיים של סורק המסמכים, אלא מדובר בערכים שעברו אינטרפולציה באמצעות תוכנה.
מאידך, סריקת תמונות , סריקת ציורי ילדים או סריקת מסמכים הדורשים איכות גבוהה מומלץ לבצע ברזולוציית סריקה של 300 DPI. לקבלת איכות סריקה מכסימלית כדאי להגדיר את מצב הסריקה בערך גבוה של עומק הצבע, רצוי ב- 24 ביט.

אם אתם רוצים לסרוק מסמכים בשחור לבן בלבד, אני ממליץ על לא יותר מ- של 150 DPI. גודל הקבצים יהיה מספר עשרות קילו בייטים, האיכות תהיה טובה וקצב הסריקה יהיה מהיר.
לכן כשאתם מתלבטים באיזו רזולוציה לסרוק מסמכים או לסרוק תמונות וציורי ילדים, השתמשו בהמלצות האלה ותקבלו סריקה איכותית, מהירה ובנפח קטן וסביר שלא יתפוס שטח אחסון גדול במחשב שלכם. וכמובן, לא יזיק להשתמש בסורק מקצועי, מהיר ואיכותי.

סריקת מסמכים משרדיים האמורים להיות מאוחסנים כגיבוי בשרת הארכיב או מסמכים האמורים להישלח אחר כבוד בפקס, חשוב שתיעשה במחשבה תחילה, בעיקר אם היא מתבצעת במכשירים משולבים. מסמכים אלה כדאי לסרוק ברזולוציה המומלצת במאמר הקודם, דהיינו של 150 DPI.

כשהמכשיר המשולב מכוון למצב אוטומט, הסריקה מתבצעת באיכות ירודה והמידע הנמצא במסמך אינו נאמן למקור. פקסים שנשלחם במצב כזה עלולים להגיע לנמען באופן לא ברור ובכך להחטיא את המטרה.
כיוון שכך יש להתייחס למכשיר המשולב כאל סורק מסמכים מקצועי או סורק ארכיון מהיר, דהיינו הגדרה מדויקת של כל הפרמטרים הדרושים לביצוע סריקת מסמכים איכותית. אם אתם סורקים כמויות העולות על 100 מסמכים ביום, אני ממליץ על רכישת סורק ארכיון מקצועי אשר יבצע את עבודתו במהירות ובאיכות.

קיימים כיום בשוק סורקי מסמכים רבים איכותיים של חברות כגון פוג'יטסו, קודאק, פנסוניק, זירוקס, קנון ועוד. רצוי לרכוש סורק מסמכים שמגיע עם מזין נייר אוטומטי המכיל מקום ל- 50 דפים לפחות. אם אתם סורקים גם ספרים או חוברות כדאי לרכוש סורק המגיע כבר עם משטח סריקה נפתח יחד עם מזין נייר אוטומטי.

חשוב לדעת מראש אם אתם צריכים לסרוק את המסמכים שלכם מצד אחד או משני הצדדים (דופלקס). אם אתם סורקים משני הצדדים, קנו סורק דופלקס. סורק כזה מבצע סריקה של שני צידי הדף בו זמנית וחוסך לכם זמן רב.
כשאתם רוכשים סורק מסמכים מקצועי וודאו שמגיעה איתו מערכת (תוכנה או חומרה) המבצעת שיפור אוטומטי של איכות המסמך הסרוק. מערכת כזו תייצר לכם מסמכים איכותיים ותחסוך לכם את הצורך בסריקת מסמכים נוספת של המסמכים הבעייתיים.

פרמטר חשוב נוסף הוא גודל סורק המסמכים. אם אתם סורקים מסמכים בגודל A3 רצוי לעשות זאת בסורק מסמכים בגודל המתאים ולא לקפל את הדף לשנים ולסרוק אותו משני צידיו. סורקי A3 יקרים באופן משמעותי מסורקים A4.

להזמנת שירותי סריקה חייגו עכשיו 054-5880060

סריקה ממוחשבת ליצירת ארכיון אלקטרוני

סריקה של מסמך לוורד | משרד ללא ניירת | שרות סריקת מסמכים | פרוייקט סריקת מסמכים

מזה שנים שהשימוש בסורקי מסמכים, בעסק או בבית, הפך לנפוץ. סורקי המסמכים המקצועיים החדשים הפכו את פעולת הסריקה הממוחשבת לידידותית וקלה. סורקים רבים מכילים מערכות סריקת מסמכים אוטומטיות המאפשרות ביצוע פעולה מורכבת בלחיצת כפתור.
המשתמש הרגיל והלא מנוסה אינו צריך לסיים תואר שני בהנדסה כדי לתפעל סורק מסמכים בסיסי. נכון שקיימים סורקים מתקדמים (סורקי ארכיון תעשייתיים) הדורשים הבנה וידע בתחום סריקת מסמכים או הגרפיקה, אולם ידע זה נחוץ לקביעת הגדרות וביצוע משימות מורכבות.
סורק מסמכים שולחני שהיה מוצב בעבר רק בעמדות מסוימות במשרד, הפך בשנים האחרונות למוצר סטנדרטי בסביבת המחשוב הארגונית. בין אם מדובר בסריקת מסמכים נכנסים, קלסרים עבי קרס, קטעי עיתונות או כל מסמך אחר, הצורך בסורק מסמכים הפך מ"טוב שיש" ל"מוצר חובה" בארגון.

סריקת מסמכים לבדה אינה מספקת. יש צורך בתוכנת ניהול מסמכים מתאימה שתאפשר לכם לאתר את המסמכים בלחיצת כפתור ולא לבזבז זמן יקר בחיפוש המסתמך על זיכרון.

אם בעבר ארגונים היו אוספים כמות גדולה של מסמכים ומעבירים לאחסון בארכיון חיצוני ללא סריקת החומר בטרם גניזתו, היום סורקים את החומר לפני הגניזה ושומרים את המסמכים הסרוקים בארכיון אלקטרוני המנוהל בשרת הקבצים הארגוני.

במשרדים ובבתים בהם שטחי המדף מוגבלים, קיימת נטייה מובנת להשתמש במכשירים המשלבים מכונת צילום, מדפסת פקס וסורק מסמכים. מכשירים אלה הפכו לקטנים ופשוטים להפעלה, וסריקת מסמכים הארגוניים מתבצעת בפשטות ואף במהירות.
מכשירים מהדור האחרון מאפשרים סריקת מסמכים המוכנסים למזין הנייר ונסרקים ברצף, אחד אחר השני. ניתן להגדיר כל מסמך כקובץ או ליצור קובץ אחד מכל המסמכים גם יחד.

למרות הממשק הידידותי של סורקי מסמכים מהדור האחרון, עדיין קיימת תופעה של "סקאנופוביה" אצל משתמשים עסקיים וביתיים. כשם שמרביתנו לא משתמש ב- 10% מהיכולות הטמונות במכשירים אלקטרוניים כגון DVD ביתי, או בתוכנות משרדיות כגון וורד ואקסל, כך גם בסריקת מסמכים. חוסר הידע מגביל את יכולת הניצול של הטכנולוגיות הרבות הקיימות בסורק המקצועי או בסורק לארכיון ובתוכנות הנלוות המסופקות איתו.

משתמשים רבים אינם יודעים לסרוק מסמכים המסומנים במארקר, מסמכים הכתובים בעיפרון, או מסמכים באיכות נמוכה. החשש מפני התעסקות עם טכנולוגיה המשמשת למטרה אחת – סריקה, מקטין את אפקטיביות הסורקים ובכך סריקת מסמכים ממשיכה להישאר באיכות נמוכה, כפי שהייתה בסורקים הישנים.

כדי ליצור ארכיון אלקטרוני, ולא משנה אם מדובר בארכיון מסמכים, ארכיון תמונות או שקופיות, או ארכיון ספרים, יש צורך בסורק מסמכים מקצועי ואיכותי וראש פתוח. לאנשים ועסקים הזקוקים לשירותי סריקה בפרקי זמן קצרים, או לכאלה החוששים מ"עימות" עם סורק מסמכים, קיימת האפשרות להיעזר בחברות סריקה הנותנות שירות סריקה בלשכות סריקה או מגיעות לאתר הלקוח עם סורקי מסמכים מקצועיים, מחשב נייד וצורב.
חברות אלה סורקות מסמכים או התמונות, מייצרות מכל מסמך או תמונה את הקובץ הרצוי למזמין העבודה, ובסיום הן מגישות למזמין תקליטור ובו הקבצים הסרוקים.

עסקים רבים המעוניינים לתייק קטעי עיתונות בהם קיימים אזכורים מסוימים, משתמשים בשירותים של חברות סריקה שזה עיסוקן. סריקת עיתון באמצעות סורקים משרדיים היא משימה לא פשוטה.
ראשית, יש צורך בסורק בגודל A3 כדי להכיל את גודל העיתון ולא להשתמש בקיפולים, הדבקות ותרגילים שונים. שנית, סריקה מעיתון מצריכה תוכנת סריקה המאפשרת ביטול תבנית נקודות הקיימת בתמונות שמקורן בעיתונים. משתמשים חכמים עושים שימוש גם ביכולות המתקדמות יותר של הסורק לשיפור איכות התמונה.

מתבנית הנקודות ניתן להיפטר ע"י הפעלת אופציה בסורק בשם DeScreen שעליכם להגדירה כפעילה. אם אינכם מוצאים אופציה זו בתוכנות סריקה שלכם, תוכלו לבצע זאת בתוכנות עריכה גראפית מכל סוג. ברוב התוכנות קיימת האפשרות לתיקון תבניות Moire .
אופציה זו נקראת גם Descreen או Clean Up Image . קיימות גם תוכנות ייעודיות למשימה חשובה זו. אפשרות נוספת היא הפעלת פילטר בשם Soften או פילטר בשם Median בתוכנות עריכה גראפית.
פילטרים אלה מבצעים ניקוי רעשים בתמונה. עוד אפשרות (שעשויה להיות בלתי ישימה אם מדובר בכמות גדולה של מסמכים או תמונות, וזאת בגלל איטיות הסריקה של סורק המסמכים ויצירת קבצים בנפחים גדולים מאוד) היא סריקת תמונות ברזולוציה המכסימלית של הסורק ובהמשך הקטנת התמונה לגודל הרצוי.

לסיכום, אני זורק כפפה לחברות המתמחות בתחום סריקת מסמכים. הציעו את הידע שלכם ללקוחות עסקיים וביתיים המעוניינים ליצור בעצמם ארכיון אלקטרוני באמצעות סריקת מסמכים ממוחשבת, והעבירו סדנאות וקורסים לסריקת מסמכים נכונה. ניתן לבנות מספר מודלים עסקיים שישתלמו לכל הצדדים.

להזמנת שירות חייגו עכשיו 054-5880060

שירותי סריקה או סריקת מסמכים עצמאית?

סריקת מסמכים | חברה לסריקת מסמכים | סריקת מסמכים למחשב

בעקבות הקדמה הטכנולוגית, ארגונים רבים עוברים לעבודה ללא נייר. הסיבה העיקרית לכך היא חסכון עצום בכסף, זמן ושטחי אחסון יקרים. מנהל הארגון מעוניין שתשומת לב העובדים תתרכז בתחום עיסוקים והתמחותם ולא בתיוק מסמכים בקלסרים והכנסתם לארכיון מסמכים.

ארגונים גדולים ומוסדיים נוטים להעסיק מספר עובדים באיסוף המסמכים בארגון, תיוקם בקלסרים (עבודה שאורכת זמן רב כשלעצמה), החזרת הקלסרים למקום או אחסונם ושליחתם לארכיב.
הקדמה הטכנולוגית מאפשרת כיום לארגון להוזיל את עלויותיו באמצעות העסקת עובד פנימי שיתמחה בארכוב המסמכים ואחסון מידע. אם יש לך כמויות קטנות של מסמכים, קנה סורק מסמכים מקצועי וסרוק את המסמכים בעצמך או בעזרת אחד העובדים.
אם כמויות המסמכים גדולות, מומלץ להיעזר בחברות המספקות שירותי סריקה באתר הלקוח. באופן זה תבטיח שהמידע הסרוק יישאר בארגון ולא יזלוג החוצה.

אותו עובד יטפל במסמכי הארגון, ירכז אותם, יסרוק אותם, יגדיר את הנתונים הדרושים, יאחסן אותם בתיקיות הרצויות בשרת (ויבצע גיבוי ושמירתם ע"ג תקליטורים).
במקום לאחסן את המסמכים בקלסרים ותיקיות התופסים שטח רב ויקר במשרד הארגון יכול לוותר על שמירת הניירת החל מהרגע שהיא נסרקה ועברה למדיה דיגיטלית (אלא אם כן חלה עליה חובת שמירה למספר שנים).

בארגונים גדולים שטחי אחסון המסמכים (הארכיב) מתפרסים על מאות מטרים יקרים המכילים תיקים רבים. מלבד עלות האחסון היקרה קיים סיכון שהניירת לא תשמר בצורה טובה ובטוחה והמסמכים יצהיבו, יתבלו ויעלו עובש באופן כזה שיהפכו להיות בלתי קריאים.

פן נוסף הוא הפן הבטיחותי. במקרים כגון פריצה וגניבת המסמכים, הצפת שטח האחסון, שריפת המסמכים, ארועי טרור או כל אסון ארגוני אחר, כל המידע שנצבר בארגון ייעלם אף הוא ולא יהיה ניתן לאחזרו.

פתרון נוסף הוא סריקת מסמכים ושמירתם במדיה מגנטית ובמקביל אחסון המסמכים בבית גניזה. רוב בתי הגניזה מספקים גם שירותי ניהול מסמכים דיגיטליים הניתנים לשליפה מהירה וגם שירותי סריקת מסמכים.

המגמה היא אם כן להעביר את מסמכי הנייר לארכיון ממוחשב. השיקול הוא חסכון במקום ושליפת מידע מהירה. את התיקים עמוסי הנייר מחליפים תקליטורים המכילים מאות ואלפי מסמכים שנסרקו ועברו לפורמט דיגיטלי. הארכיון הדיגיטלי חוסך זמן בתיוק ובחיפוש המסמכים הנמצאים בקלסרים וחוסך כסף המתבזבז על צילומי המסמכים.
התקליטורים המודרניים עמידים בפגעי הזמן, הם אינם מצהיבים, מתפוררים, נקרעים, מתבלים או מתכלים. הם תופסים פחות שטח מדף קטן וחוסכים במקום אחסון. רק לידיעה, בתקליטור נכנסים כ- 35,000 דפי A4 שנסרקו ברזולוציה של כ- 100DPI.
החיפוש אחר המסמכים המאוחסנים בתקליטורים נוח, קל, מהיר ופשוט. בד"כ משתדלים לבצע סריקת מסמכים לקבצי PDF Searchable, כאלה המאפשרים לבצע עליהם חיפוש ומציאת טקסט מסויים.
חברות הסריקה, הלשכות לסריקת מסמכים וספקים המציעים שירותי סריקת מסמכים בבית הלקוח צורבים את קבצי המסמכים על תקליטורים ומספקים אותם ללקוחות. ישנם ספקי שירותי סריקה המציעים גם שירות העלאת הקבצים של המסמכים הסרוקים לאתר FTP באינטרנט או לשילוב ברשת האינטרא-נט הפנימית של החברה המזמינה.
כמו כן מציעים ספקי שרותי סריקה מסוימים שירות המשלב סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי ובנוסף שמירת המסמכים בארכיון פיזי בקרטונים שמורים. כאשר הלקוח מבקש את המסמך המקורי, הספק שולף אותו ממקום האחסון ומעביר אותו במהירות ללקוח.

להזמנת שירות חייגו עכשיו 054-5880060

שירותי סריקת מסמכים תל אביב,שירותי סריקת מסמכים בתל אביב,שירותי סריקת מסמכים באר שבע,

שירותי סריקת מסמכים בירושלים,שירותי סריקת מסמכים ירושלים,משרד ללא ניירת,סריקת ארכיון מסמכים,

סריקת מסמכים ישירות למחשב,