ניהול מסמכים הוא סידור כל התכנים של הארגון, ושיבוצם כחלק אינטגרלי במערכת המחשוב. כאשר מדובר במסמכים שנוצרו במחשב, דהיינו בקבצים דיגיטאליים, התהליך קל ופשוט יותר, ברם, כשאנחנו רוצים להכניס למחשב את התכנים האחרים שלנו כגון טפסים, ניירות, מכתבים, חשבוניות, מסמכים, תעודות משלוח, חוזים, תמונות, ציורים וכיוצא בזה, יש צורך בתהליכים נוספים.
ניהול מסמכים הוא תהליך שבו אנו מרכזים את קבצי המסמכים של הארגון במקום מוגדר, ובנוסף אנו הופכים את המסמכים מנייר לקבצים דיגיטאליים שניתן לבצע עליהם פעולות נוספות.
תורת ניהול מסמכים גורסת כי המסמכים הם חלק מהמידע והידע בארגון ומוטלת עלינו המשימה לרכז מידע זה כך שיהיה זמין לשליפה ולשימוש לכל מי שקיבל את ההרשאות לכך.
ניהול מסמכים מוצלח בארגון מחייב התייחסות רצינית להטמעת התהליך בקרב משתמשי הארגון. ניהול מסמכים מחייב שינוי בגישה ו"חינוך" המשתמשים לריכוז המסמכים החדשים והישנים במקום אחד, ובנוסף, לוודא כי המשתמשים פועלים לפי השיטות והכללים החדשים שהותוו בשלב יצירת המסמכים, דהיינו הקלדת תווים מסוימים בשדות המתאימים במערכת ניהול המסמכים.
ידועים מיקרים בהם הקימו ארגונים מערכות ניהול מסמכים מתקדמות בהשקעה גדולה ולאחר זמן לא רב ננטשה התוכנה לניהול מסמכים והמשתמשים חזרו לעבוד בשיטה הישנה בה עבדו בטרם הוכנסה מערכת ניהול המסמכים. מקרים כאלה קרו וקורים הן בארגונים מתקדמים עתירי מחשוב והן בארגונים מבוססי עבודת נייר.
קחו לדוגמה חברה יצרנית שהחלה לסרוק מסמכים באמצעות סורקי מסמכים מקצועיים (סורקי ארכיון) את תעודות המשלוח החתומות שחזרו מהלקוחות לאחר אספקת הסחורות. המסמכים החתומים והסרוקים שולבו במערכת ניהול מסמכים חדשה שהותקנה בארגון. בדיקה שנעשתה בחלוף מספר חודשים העלתה כי חלק מתעודות המשלוח לא נסרק כיוון שאחד העובדים במחסן הוחלף בעובד חדש שלא עבר הכשרה מתאימה ולא עבד בעבר מול מחשב. כל ההשקעה ברכישת סורקי ארכיון מקצועיים, תוכנת ניהול מסמכים ותוכנת סריקה מתקדמת היו לשווא. סריקת המסמכים לא בוצעה לפי המתודולוגיה הנכונה.
קיימות מספר גישות בתחום ניהול מסמכים.
יש גישה הטוענת כי יש צורך בהקמת מאגר מידע ארגוני אחד כך שכל משתמש שקיבל את ההרשאה המתאימה, יוכל לגשת למסמכים, לצפות בהם ולבצע שינויים, תוך שמירה על הגרסה של המסמכים המקוריים. גישה נוספת מאפשרת ליצור מערכת ניהול מסמכים המתאימה לצורך מסוים בלבד ולא מחייבת הקמת מערכת ניהול מסמכים לכלל הארגון.
גישה שלישית דוגלת בהקמת מערכת ניהול מסמכים המשלבת בין שתי הגישות כך שכלל מסמכי הארגון יהיו מנוהלים במקום מרכזי ובנוסף קיימות מחיצות בהן מנוהלים מסמכים פרוייקטאלים כאלה ואחרים.
חברה המעוניינת להתחיל לעבוד עם תוכנת ניהול מסמכים, צריכה ראשית לחשוב בכמה תתבטא התועלת לארגון, האם ההשקעה מוצדקת, האם ניתן להטמיע את התוכנה לניהול מסמכים בסביבה האנושית בארגון, האם תוכנת ניהול מסמכים חדשה תכביד ותאט את עבודת המשתמשים או תייעל אותה, מה התהליכים והשיטות שעליה לנקוט כדי לשלב את המערכת בהצלחה וכיוצא בזה.
לאחר מכן עליה לבחור בתוכנת ניהול מסמכים מתאימה לארגון. בהמשך עליה לתכנן את המסלול הנכון בו תשולב תוכנת ניהול מסמכים בארגון. יש צורך להחליט על ההיבט המחשובי של הטמעת התוכנה לניהול מסמכים במערכות המידע בארגון, כולל מחשבה על שרידות, אבטחת וגיבוי הנתונים במערכת.
יש צורך לקבל החלטה בדבר שילוב מסמכים ישנים המתויקים בקלסרים עבי קרס ומאוחסנים בארכיונים, בתי גניזה ובתי ארכיב. החברה יכולה להחליט כי רק משנה מסוימת כל מסמכי הנייר ישולבו בתוכנת ניהול המסמכים ויתר המסמכים יישארו מתויקים בקלסרים. במקרה כזה יש לבצע תהליך של סריקת מסמכים ושילובם בתוכנת ניהול המסמכים. לצורך כך חברות משתמשות בספקי שירותי סריקה הסורקים את המסמכים הישנים והופכים אותם לפורמט דיגיטאלי.
ספקי שירותי סריקה מסוימים מגיעים לאתר הלקוח עם סורק ארכיון מקצועי נייד ומבצעים סריקת מסמכים במשרד, בעוד שחברות אחרות מעדיפות למסור את ערימות המסמכים הישנים ללשכות סריקת מסמכים ולבצע את סריקת המסמכים בסורקי מסמכים מקצועיים מהירים.
ניהול מסמכים, אם כן, מורכב מתכנון תהליכים נכון, בחירה של תוכנת ניהול מסמכים המתאימה לצרכי הארגון, תהליך מדוייק של סריקת מסמכים עצמית או שימוש בשירותי סריקה חיצוניים, הטמעת המסמכים הסרוקים בתוכנת ניהול מסמכים ושימוש מושכל בנתונים.
