סריקת מסמכים לקובץ אחד | סריקת מסמכים לקובץ וורד | סריקת מסמכים ל PDF
ישנן אפשרויות רבות בשוק התוכנה המאפשרות סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי וניהולם בצורה קלה ומהירה. התוכנות שונות זו מזו בעיצוב ובממשק המשתמש, באפשרויות שהן מציעות, במחירים ועוד. אבל לפני שאתה שוקל באיזה פתרון ל"משרד ללא נייר" אתה בוחר, ישנם שני גורמים חשובים שיש להתייחס אליהם:
1. כיצד ניתן לצמצם את השימוש במסמכי נייר?
2. האם המערכת החדשה הולכת לפשט או לסבך את התהליכים קיימים?
כיצד ניתן לצמצם את השימוש במסמכי נייר?
ראשית, עליך לשקול את טובת הלקוחות והתהליכים העסקיים שלך. חשוב להבין האם הלקוחות שלך זקוקים למסמכים שאצלך מידי פעם והם רוצים לקבל אותם בפורמט דיגיטלי במייל או שהם מעדיפים לקבל אותם בפקס. שליפת המסמך המבוקש מהתוכנה ושליחתה במייל מתאפשרים לביצוע תוך שניות והם אינם מצריכים את העובד לקום ממקומו, לחפש את המסמך הרצוי בקלסר, ללכת לפקס ולשגר אותו ללקוח, להחזיר את המסמך לקלסר ולשוב למקומו.
אם יש לך בארגון כבר פתרון לשליחת פקס ישירות מהמחשב השולחני של העובד, תוכל לממשק את התוכנה למערכת שליחת הפקסים ולשגר את קובץ המסמך הדיגיטלי לפקס של הלקוח. העיקר שהתהליך יהיה מהיר ודיגיטלי.
האם המערכת החדשה הולכת לפשט או לסבך את התהליכים קיימים?
אם אתה חושב שמעבר ל"ארכיון דיגיטלי במשרד" או לעבודה במתכונת "משרד ללא נייר" מחייבים אותך לקנות סורק מסמכים ולחשוב שהכל ייעשה מעצמו, אתה טועה. אלה החושבים שניתן לחסוך בתכנת ניהול מסמכים בכך שהם יסרקו את המסמכים לתיקייה של כל לקוח בנפרד (כאשר בתיקייה זו מאוחסנים מכתבים, פקסים, מסמכים, תמונות) וכאשר יזדקקו לאחד הקבצים הללו הם יוכלו לשלוף אותם מהתיקייה במהירות, אינם מבינים כי השימוש בשיטה זו אמנם חוסך את עלות התכנה, אבל הוא מונע מהמשרד יתרונות רבים אחרים.
שימוש בחברה לסריקת מסמכים ומעבר המשרד לעבודה עם ארכיון דיגיטלי מאפשר לארגון לאחסן את כל נתוני הלקוחות שלו, כולל דואר אלקטרוני ופקסים נכנסים, תחת מסד הנתונים שהוגדר מראש. בדרך זו מאגר הלקוחות יעודכן מיידית בכל מסמכי הלקוחות ויציג אותם בצורה הגיונית.
להזמנת שירותי סריקה חייגו עכשיו 054-5880060
סריקת מסמכים בני ברק,סריקת מסמכים בת ים,סריקת מסמכים בראשון לציון,סריקת מסמכים בחולון,
סריקת ארכיון מסמכים ,סריקת מסמכים אשדוד,סריקת מסמכים אשקלון,סריקת מסמכים אילת,
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה
שים לב: רק חברים בבלוג הזה יכולים לפרסם תגובה.