סריקה ממוחשבת ליצירת ארכיון אלקטרוני

סריקה של מסמך לוורד | משרד ללא ניירת | שרות סריקת מסמכים | פרוייקט סריקת מסמכים

מזה שנים שהשימוש בסורקי מסמכים, בעסק או בבית, הפך לנפוץ. סורקי המסמכים המקצועיים החדשים הפכו את פעולת הסריקה הממוחשבת לידידותית וקלה. סורקים רבים מכילים מערכות סריקת מסמכים אוטומטיות המאפשרות ביצוע פעולה מורכבת בלחיצת כפתור.
המשתמש הרגיל והלא מנוסה אינו צריך לסיים תואר שני בהנדסה כדי לתפעל סורק מסמכים בסיסי. נכון שקיימים סורקים מתקדמים (סורקי ארכיון תעשייתיים) הדורשים הבנה וידע בתחום סריקת מסמכים או הגרפיקה, אולם ידע זה נחוץ לקביעת הגדרות וביצוע משימות מורכבות.
סורק מסמכים שולחני שהיה מוצב בעבר רק בעמדות מסוימות במשרד, הפך בשנים האחרונות למוצר סטנדרטי בסביבת המחשוב הארגונית. בין אם מדובר בסריקת מסמכים נכנסים, קלסרים עבי קרס, קטעי עיתונות או כל מסמך אחר, הצורך בסורק מסמכים הפך מ"טוב שיש" ל"מוצר חובה" בארגון.

סריקת מסמכים לבדה אינה מספקת. יש צורך בתוכנת ניהול מסמכים מתאימה שתאפשר לכם לאתר את המסמכים בלחיצת כפתור ולא לבזבז זמן יקר בחיפוש המסתמך על זיכרון.

אם בעבר ארגונים היו אוספים כמות גדולה של מסמכים ומעבירים לאחסון בארכיון חיצוני ללא סריקת החומר בטרם גניזתו, היום סורקים את החומר לפני הגניזה ושומרים את המסמכים הסרוקים בארכיון אלקטרוני המנוהל בשרת הקבצים הארגוני.

במשרדים ובבתים בהם שטחי המדף מוגבלים, קיימת נטייה מובנת להשתמש במכשירים המשלבים מכונת צילום, מדפסת פקס וסורק מסמכים. מכשירים אלה הפכו לקטנים ופשוטים להפעלה, וסריקת מסמכים הארגוניים מתבצעת בפשטות ואף במהירות.
מכשירים מהדור האחרון מאפשרים סריקת מסמכים המוכנסים למזין הנייר ונסרקים ברצף, אחד אחר השני. ניתן להגדיר כל מסמך כקובץ או ליצור קובץ אחד מכל המסמכים גם יחד.

למרות הממשק הידידותי של סורקי מסמכים מהדור האחרון, עדיין קיימת תופעה של "סקאנופוביה" אצל משתמשים עסקיים וביתיים. כשם שמרביתנו לא משתמש ב- 10% מהיכולות הטמונות במכשירים אלקטרוניים כגון DVD ביתי, או בתוכנות משרדיות כגון וורד ואקסל, כך גם בסריקת מסמכים. חוסר הידע מגביל את יכולת הניצול של הטכנולוגיות הרבות הקיימות בסורק המקצועי או בסורק לארכיון ובתוכנות הנלוות המסופקות איתו.

משתמשים רבים אינם יודעים לסרוק מסמכים המסומנים במארקר, מסמכים הכתובים בעיפרון, או מסמכים באיכות נמוכה. החשש מפני התעסקות עם טכנולוגיה המשמשת למטרה אחת – סריקה, מקטין את אפקטיביות הסורקים ובכך סריקת מסמכים ממשיכה להישאר באיכות נמוכה, כפי שהייתה בסורקים הישנים.

כדי ליצור ארכיון אלקטרוני, ולא משנה אם מדובר בארכיון מסמכים, ארכיון תמונות או שקופיות, או ארכיון ספרים, יש צורך בסורק מסמכים מקצועי ואיכותי וראש פתוח. לאנשים ועסקים הזקוקים לשירותי סריקה בפרקי זמן קצרים, או לכאלה החוששים מ"עימות" עם סורק מסמכים, קיימת האפשרות להיעזר בחברות סריקה הנותנות שירות סריקה בלשכות סריקה או מגיעות לאתר הלקוח עם סורקי מסמכים מקצועיים, מחשב נייד וצורב.
חברות אלה סורקות מסמכים או התמונות, מייצרות מכל מסמך או תמונה את הקובץ הרצוי למזמין העבודה, ובסיום הן מגישות למזמין תקליטור ובו הקבצים הסרוקים.

עסקים רבים המעוניינים לתייק קטעי עיתונות בהם קיימים אזכורים מסוימים, משתמשים בשירותים של חברות סריקה שזה עיסוקן. סריקת עיתון באמצעות סורקים משרדיים היא משימה לא פשוטה.
ראשית, יש צורך בסורק בגודל A3 כדי להכיל את גודל העיתון ולא להשתמש בקיפולים, הדבקות ותרגילים שונים. שנית, סריקה מעיתון מצריכה תוכנת סריקה המאפשרת ביטול תבנית נקודות הקיימת בתמונות שמקורן בעיתונים. משתמשים חכמים עושים שימוש גם ביכולות המתקדמות יותר של הסורק לשיפור איכות התמונה.

מתבנית הנקודות ניתן להיפטר ע"י הפעלת אופציה בסורק בשם DeScreen שעליכם להגדירה כפעילה. אם אינכם מוצאים אופציה זו בתוכנות סריקה שלכם, תוכלו לבצע זאת בתוכנות עריכה גראפית מכל סוג. ברוב התוכנות קיימת האפשרות לתיקון תבניות Moire .
אופציה זו נקראת גם Descreen או Clean Up Image . קיימות גם תוכנות ייעודיות למשימה חשובה זו. אפשרות נוספת היא הפעלת פילטר בשם Soften או פילטר בשם Median בתוכנות עריכה גראפית.
פילטרים אלה מבצעים ניקוי רעשים בתמונה. עוד אפשרות (שעשויה להיות בלתי ישימה אם מדובר בכמות גדולה של מסמכים או תמונות, וזאת בגלל איטיות הסריקה של סורק המסמכים ויצירת קבצים בנפחים גדולים מאוד) היא סריקת תמונות ברזולוציה המכסימלית של הסורק ובהמשך הקטנת התמונה לגודל הרצוי.

לסיכום, אני זורק כפפה לחברות המתמחות בתחום סריקת מסמכים. הציעו את הידע שלכם ללקוחות עסקיים וביתיים המעוניינים ליצור בעצמם ארכיון אלקטרוני באמצעות סריקת מסמכים ממוחשבת, והעבירו סדנאות וקורסים לסריקת מסמכים נכונה. ניתן לבנות מספר מודלים עסקיים שישתלמו לכל הצדדים.

להזמנת שירות חייגו עכשיו 054-5880060