כשחושבים על סריקת מסמכים, התמונה הראשונה העולה בראש היא סורק העובד ללא הרף ואלפי דפים רצים בתוכו במהירות ומייצרים קבצים דיגיטליים. אבל כדאי לדעת שישנם יתרונות לדיגיטציה שאינם נראים לעין באופן מיידי, ויתרונות אלה יכולים להשפיע על מקבלי ההחלטות בארגונים המתלבטים האם לעבור לעבוד במתכונת "משרד ללא נייר" ולהתחיל לסרוק את מסמכי הארגון.
בדרך כלל אחת הסיבות הנפוצות מדוע מנהלי ארגונים בוחרים לשנות את זרימת העבודה במשרד, להתחיל בסריקת מסמכים ולנהל אותם באמצעות תוכנת ניהול מסמכים היא חסכון בעלויות, לכן זה יהיה הגיוני שהם צריכים להיות מודעים לכל הנקודות הקטנות שלא חושבים עליהם בהם ניתן לחסוך כסף בעבודה במתכונת "משרד ללא נייר".
חיסכון עלויות הברור לעין הוא בהפחתת השימוש בנייר, הפחתת שימוש במדפסות (דיו, רכישה, שירות ותחזוקה), הפחתת רכישת ארונות ושטחי אחסון. עלויות נוספות שאינן נראות לעין הן בחומרים מתכלים כגון: סיכות, מהדקי נייר, קלסרים, תיקיות, מחוררים, שדכנים, ניילוניות ועוד.
זמן הוא גם גורם מרכזי נוסף בהחלטה לעבוד במתכונת "משרד ללא נייר" (ארכיון דיגיטלי). הארגון חוסך שעות עבודה רבות של עובדים המתבזבזות על חיפוש מסמכים בקלסרים, הליכה לארכיון הארגוני, החזרת המסמכים לקלסרים. כאשר ניתן לשלוף ולשתף מסמכים בתוכנת ניהול המסמכים הארגונית כל התהליך נמשך שניות ספורות.
מסמכים דיגיטליים הרבה יותר קלים וזולים יותר לטיפול, העתקה, שליחה ושכפול. ניתן לבצע חיפוש במסמך תוך שניות (דמיינו חוזה משפטי המכיל 300 עמודים ואתם מחפשים בו את המילה "אופציה"...). וכמובן יש את ההשפעה החיובית על הסביבה בכך שמשתמשים בפחות נייר.
להזמנת שירותי סריקה וניהול מסמכים מכל סוג חייגו עכשיו 054-588-0060
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה
שים לב: רק חברים בבלוג הזה יכולים לפרסם תגובה.