שירות סריקת מסמכים באתר הלקוח

סריקת מסמכים באתר הלקוח היא פתרון חדשני ואפקטיבי עבור עסקים, משרדים, ומוסדות שזקוקים לגיבוי דיגיטלי מאובטח אך מעדיפים להימנע מהעברת מסמכים פיזיים אל מחוץ למשרד. שירות זה מאפשר שמירה על סודיות מלאה וניהול יעיל של הזמן, תוך התמקדות בנוחות הלקוח ובשמירה על המידע הקריטי ברמת אבטחה גבוהה.

חסכון בזמן ונוחות מקסימלית

היתרון המרכזי בסריקה באתר הלקוח הוא החיסכון בזמן ובמשאבים. אין צורך לארוז ולהוביל את המסמכים למיקום חיצוני, מה שמונע אי סדר, בלבול וסיכון לאובדן מסמכים חשובים. מומחה סריקה מגיע ישירות למשרד, עם כל הציוד הנדרש - כולל סורק מהיר, מחשב נייד, ותוכנות מתקדמות להמרה וסידור הקבצים הדיגיטליים. כל הפעולה מתבצעת במקום אחד ומאפשרת לכם להתמקד בעבודה השוטפת, תוך שמירה על שליטה ונגישות מלאה למידע.

שמירה על דיסקרטיות וסודיות המידע

לארגונים רבים יש חשש מוצדק בכל הנוגע למידע רגיש שנמצא במסמכים פיזיים. בסריקה באתר הלקוח, כלל המסמכים נשארים בתחום המשרד או העסק, ובכך נמנעים סיכונים הקשורים לזליגת מידע, טעויות אנוש או כשל באבטחת המידע. המומחה שמבצע את העבודה פועל בצורה דיסקרטית ומחויב לשמירה על פרטיות הלקוח והמידע הארגוני.

סריקת מסמכים איכותית ומקצועית

אנו מציעים שירות לסריקה מהירה ואיכותית בפורמט דיגיטלי, ומבצעים התאמות ותיקונים תוך כדי תהליך ההמרה כדי להבטיח שהקבצים הדיגיטליים יהיו קריאים, ברורים ומסודרים לשימוש קל ומהיר בעתיד. הצוות המקצועי דואג לכל פרט, מהכנת המסמכים ועד סריקה מדויקת והמרה לקבצים דיגיטליים בפורמט PDF, תמונה או טקסט, בהתאם להעדפות הלקוח.

נגישות וגיבוי מאובטח של המסמכים

המרת מסמכים לפורמט דיגיטלי לא רק מקלה על ארגונם אלא גם מעניקה לכם גישה נוחה ומהירה לכל המידע שחשוב לכם. תהליך הסריקה כולל שמירת עותקי גיבוי של הקבצים, כך שגם במקרה של אובדן פיזי, יש לכם תמיד גישה למידע החיוני עבור העסק.

גמישות ומחירים משתלמים

אנו מבינים את הצורך בגמישות עבור לקוחות שונים, ולכן מציעים תעריפי שירות נוחים בהתאמה אישית. שירות הסריקה באתר הלקוח מסופק בשעות הפעילות המקובלות עם אפשרות להתאמה לדרישות מיוחדות. באזורים המרכזיים ניתן לקבוע מועד שירות מהיר, כאשר עלות השירות נקבעת לפי זמן העבודה, סוג החומרים וכמות המסמכים. תעריפי המינימום כוללים הגעה והתקנת הציוד, כך שתוכלו ליהנות משירות מקצועי ודיגיטלי בהישג ידכם.

היתרונות הגדולים בסריקת מסמכים באתר הלקוח

1. נוחות מקסימלית:

   - אנחנו מגיעים אליכם עם כל הציוד הנדרש ואין צורך להעביר מסמכים רגישים מחוץ למשרד.

   - חיסכון בזמן ובמשאבים ארגוניים ופינוי שטח משרדי יקר המוקדש כיום לאחסון מסמכים פיזיים.

   - אפשרות לארגון מחדש של המשרד באופן יעיל יותר.

 

2. מומחיות מקצועית ונגישות משופרת:

   - צוות מיומן עם ניסיון רב בסריקת מסמכים מסוגים שונים וידע נרחב בטכנולוגיות סריקה.

   - יכולת התאמה לדרישות ספציפיות של כל לקוח ומתן גישה מהירה למסמכים מכל מקום ובכל זמן.

   - יכולת חיפוש מתקדמת בתוך המסמכים הדיגיטליים.

 

3. ציוד מתקדם ושיתוף מסמכים:

   - שימוש בסורקים מהירים ואיכותיים ותוכנות עיבוד תמונה מתקדמות להבטחת איכות מיטבית.

   - יכולת סריקה של מגוון רחב של גדלים וסוגי מסמכים.

   - שיתוף קל ומהיר של מסמכים בין עובדים וגורמים חיצוניים לעבודה משותפת יעילה יותר.

 

4. אבטחת מידע ברמה הגבוהה ביותר:

   - כל התהליך מתבצע תחת פיקוח ישיר שלכם לשמירה על חיסיון ודיסקרטיות מלאה.

   - אפשרות לחתימה על הסכמי סודיות מחמירים.

   - שליטה מדויקת על הרשאות גישה למסמכים דיגיטליים.

   - יכולת גיבוי ושחזור מהירה במקרה של אסון וחיסכון בזמן חיפוש ואחזור מסמכים.

5. גמישות ויעילות:

   - התאמת שעות העבודה לצרכי הארגון ויכולת לסרוק מסמכים בזמן קצר.

   - אפשרות לעבודה מחוץ לשעות הפעילות הרגילות של המשרד.

   - שיפור בתהליכי עבודה הדורשים גישה למסמכים היסטוריים.

 

התהליך לסריקת מסמכים באתר הלקוח: 

1. הערכה ראשונית:

   - שיחת  ייעוץ להבנת הצרכים הספציפיים שלכם.

   - הערכת כמות וסוגי המסמכים לסריקה.

   - תכנון לוח זמנים ואסטרטגיית עבודה.

 

2. הכנה:

   - תיאום מועד הגעה נוח לכם.

   - הכנת כל הציוד הנדרש בהתאם לסוג המסמכים.

   - וידוא כל האישורים והסכמי הסודיות הנדרשים.

 

3. ביצוע הסריקה:

   - הגעה לאתר עם כל הציוד הנדרש.

   - סידור והכנת המסמכים לסריקה.

   - ביצוע הסריקה תוך שמירה על איכות גבוהה ודיוק מרבי.

 

4. עיבוד ובקרת איכות:

   - עיבוד ראשוני של הקבצים הסרוקים.

   - בדיקת איכות מדגמית לוודא שכל המסמכים נסרקו כהלכה.

   - תיקונים ועיבוד נוסף במידת הצורך.

 

5. מסירה ואחסון:

   - העברת הקבצים הסרוקים בפורמט המבוקש.

   - הדרכה בסיסית על גישה ושימוש בקבצים הדיגיטליים.

   - אפשרות למחיקה מאובטחת של הקבצים ממכשירי הסריקה.

 

סוגי המסמכים שאנו סורקים: 

- מסמכים משרדיים רגילים (A4, A3)

- ספרים וכריכות

- מסמכים היסטוריים ועתיקים

- כרטיסי ביקור ומסמכים קטנים

- צ'קים ומסמכים פיננסיים

- ועוד מגוון רחב של סוגי מסמכים

 

מניירת לניהול חכם: היתרונות של סריקת מסמכים בשטח

סריקה באתר הלקוח היא פתרון אופטימלי לארגונים, עסקים, ומוסדות הזקוקים לשירות סריקה מקצועי, מהיר ואמין - מבלי לוותר על אבטחת המידע או לבזבז זמן יקר על משלוח מסמכים. השירות מבטיח נוחות מקסימלית, שמירה על פרטיות ומידע, תוצאה דיגיטלית איכותית ונגישה, ומותאם בדיוק לצרכי הארגון שלכם.

 

איך מזמינים שירותי סריקה מקצועיים באתר הלקוח?

להזמנת סריקת מסמכים עד לבית העסק או למשרד, התקשרו לטלפון 054-588-0060 ותוכלו לפרט את הצרכים והדרישות המיוחדות שלכם. אנו נתאם מועד להגעה ונגיע עם ציוד סריקה מתקדם ומחשב נייד כדי לספק לכם שירות מהיר ואיכותי, ללא צורך בהוצאת החומר מהמשרד. כך, תזכו בשירות סריקה יעיל ובטוח, מבלי לחשוש מסיכונים לאבטחת המידע או מאובדן מסמכים.

כמה עולה שירות לסריקה במשרדי הלקוח?

עלות שירות סריקת המסמכים במשרד הלקוח באזור המרכז (מאזור תל אביב ועד ראשל"צ) מתחילה מ-1,950 ש"ח עבור עד 7 שעות עבודה בשעות הפעילות הרגילות (09:00 – 16:00). השירות כולל הגעה של מומחה סריקה למקום, עם כל הציוד הנדרש לסריקה מקצועית ואמינה. ההזמנה כוללת תשלום מקדמה בסך 1,000 ש"ח.

הבהרות חשובות:

1.    המחיר כולל סריקה של מסמכים או ספרים מפורקים בגודל A3 עם סורק אוטומטי מהיר. המחירים עשויים להשתנות בהתאם למיקום, כמות החומר והדרישות המיוחדות של הלקוח.

2.    אם מיקום הסריקה מחוץ לאזורי השירות שצוינו, תחול תוספת עלות. הסכום לתשלום יועבר בתום השירות באמצעות העברה בנקאית, ביט או במזומן.

3.    המחיר מתייחס לשעות הפעילות בלבד (09:00 – 16:00). אם הסריקה נמשכת ליום עבודה נוסף, תחול תוספת עלות לפי מחירון.

4.    המחירים המצוינים כאן הם מחירי בסיס לשירות הסריקה במשרד הלקוח.

 

שירות עד אליך: סריקת מסמכים באתר הלקוח

להזמנת שירותי סריקה חייגו עכשיו: 054-588-0060

חברה לסריקת מסמכים ברעננה כפר סבא הוד השרון הרצליה רמת השרון

ניהול מסמכים הוא סידור כל התכנים של הארגון, ושיבוצם כחלק אינטגרלי במערכת המחשוב. כאשר מדובר במסמכים שנוצרו במחשב, דהיינו בקבצים דיגיטאליים, התהליך קל ופשוט יותר, ברם, כשאנחנו רוצים להכניס למחשב את התכנים האחרים שלנו כגון טפסים, ניירות, מכתבים, חשבוניות, מסמכים, תעודות משלוח, חוזים, תמונות, ציורים וכיוצא בזה, יש צורך בתהליכים נוספים. ניהול מסמכים הוא תהליך שבו אנו מרכזים את קבצי המסמכים של הארגון במקום מוגדר, ובנוסף אנו הופכים את המסמכים מנייר לקבצים דיגיטאליים שניתן לבצע עליהם פעולות נוספות. 

תורת ניהול מסמכים גורסת כי המסמכים הם חלק מהמידע והידע בארגון ומוטלת עלינו המשימה לרכז מידע זה כך שיהיה זמין לשליפה ולשימוש לכל מי שקיבל את ההרשאות לכך. ניהול מסמכים מוצלח בארגון מחייב התייחסות רצינית להטמעת התהליך בקרב משתמשי הארגון. ניהול מסמכים מחייב שינוי בגישה ו"חינוך" המשתמשים לריכוז המסמכים החדשים והישנים במקום אחד, ובנוסף, לוודא כי המשתמשים פועלים לפי השיטות והכללים החדשים שהותוו בשלב יצירת המסמכים, דהיינו הקלדת תווים מסוימים בשדות המתאימים במערכת ניהול המסמכים. 

ידועים מיקרים בהם הקימו ארגונים מערכות ניהול מסמכים מתקדמות בהשקעה גדולה ולאחר זמן לא רב ננטשה התוכנה לניהול מסמכים והמשתמשים חזרו לעבוד בשיטה הישנה בה עבדו בטרם הוכנסה מערכת ניהול המסמכים. מקרים כאלה קרו וקורים הן בארגונים מתקדמים עתירי מחשוב והן בארגונים מבוססי עבודת נייר. קחו לדוגמה חברה יצרנית שהחלה לסרוק מסמכים באמצעות סורקי מסמכים מקצועיים (סורקי ארכיון) את תעודות המשלוח החתומות שחזרו מהלקוחות לאחר אספקת הסחורות. המסמכים החתומים והסרוקים שולבו במערכת ניהול מסמכים חדשה שהותקנה בארגון. בדיקה שנעשתה בחלוף מספר חודשים העלתה כי חלק מתעודות המשלוח לא נסרק כיוון שאחד העובדים במחסן הוחלף בעובד חדש שלא עבר הכשרה מתאימה ולא עבד בעבר מול מחשב. כל ההשקעה ברכישת סורקי ארכיון מקצועיים, תוכנת ניהול מסמכים ותוכנת סריקה מתקדמת היו לשווא. סריקת המסמכים לא בוצעה לפי המתודולוגיה הנכונה. קיימות מספר גישות בתחום ניהול מסמכים. 

יש גישה הטוענת כי יש צורך בהקמת מאגר מידע ארגוני אחד כך שכל משתמש שקיבל את ההרשאה המתאימה, יוכל לגשת למסמכים, לצפות בהם ולבצע שינויים, תוך שמירה על הגרסה של המסמכים המקוריים. גישה נוספת מאפשרת ליצור מערכת ניהול מסמכים המתאימה לצורך מסוים בלבד ולא מחייבת הקמת מערכת ניהול מסמכים לכלל הארגון. 

גישה שלישית דוגלת בהקמת מערכת ניהול מסמכים המשלבת בין שתי הגישות כך שכלל מסמכי הארגון יהיו מנוהלים במקום מרכזי ובנוסף קיימות מחיצות בהן מנוהלים מסמכים פרוייקטאלים כאלה ואחרים. חברה המעוניינת להתחיל לעבוד עם תוכנת ניהול מסמכים, צריכה ראשית לחשוב בכמה תתבטא התועלת לארגון, האם ההשקעה מוצדקת, האם ניתן להטמיע את התוכנה לניהול מסמכים בסביבה האנושית בארגון, האם תוכנת ניהול מסמכים חדשה תכביד ותאט את עבודת המשתמשים או תייעל אותה, מה התהליכים והשיטות שעליה לנקוט כדי לשלב את המערכת בהצלחה וכיוצא בזה. לאחר מכן עליה לבחור בתוכנת ניהול מסמכים מתאימה לארגון. בהמשך עליה לתכנן את המסלול הנכון בו תשולב תוכנת ניהול מסמכים בארגון. יש צורך להחליט על ההיבט המחשובי של הטמעת התוכנה לניהול מסמכים במערכות המידע בארגון, כולל מחשבה על שרידות, אבטחת וגיבוי הנתונים במערכת. 

יש צורך לקבל החלטה בדבר שילוב מסמכים ישנים המתויקים בקלסרים עבי קרס ומאוחסנים בארכיונים, בתי גניזה ובתי ארכיב. החברה יכולה להחליט כי רק משנה מסוימת כל מסמכי הנייר ישולבו בתוכנת ניהול המסמכים ויתר המסמכים יישארו מתויקים בקלסרים. במקרה כזה יש לבצע תהליך של סריקת מסמכים ושילובם בתוכנת ניהול המסמכים. לצורך כך חברות משתמשות בספקי שירותי סריקה הסורקים את המסמכים הישנים והופכים אותם לפורמט דיגיטאלי. 

ספקי שירותי סריקה מסוימים מגיעים לאתר הלקוח עם סורק ארכיון מקצועי נייד ומבצעים סריקת מסמכים במשרד, בעוד שחברות אחרות מעדיפות למסור את ערימות המסמכים הישנים ללשכות סריקת מסמכים ולבצע את סריקת המסמכים בסורקי מסמכים מקצועיים מהירים. ניהול מסמכים, אם כן, מורכב מתכנון תהליכים נכון, בחירה של תוכנת ניהול מסמכים המתאימה לצרכי הארגון, תהליך מדוייק של סריקת מסמכים עצמית או שימוש בשירותי סריקה חיצוניים, הטמעת המסמכים הסרוקים בתוכנת ניהול מסמכים ושימוש מושכל בנתונים.

סריקת מסמכים לחסכון בהוצאות הארגון

למרות הניסיונות הרבים לצמצום ופישוט המידע הארגוני, חברות וארגונים רבים עמוסים בכמויות עצומות של מידע וידע מסוגים שונים, בכללם קבצי מסמכים כגון word, excel, pdf, powerpoint, tif, jpg , הודעות דואר ועוד. קבצים אלה נוצרים ע"י מערכות המחשוב והם מהווים עומס רב של נתונים במערכת. 

מסמכים רבים מצטברים עם השנים לכמויות עצומות של מאות אלפי מסמכים ב- HARDCOPY. מסמכים אלה מתויקים בקלסרים עבי כרס ומאוחסנים בשנים הראשונות ארונות החברה ובשלב השני מועברים אחר כבוד לבתי גניזה. למרות שעלויות אחסון המידע ירדו מאוד וקיימים כיום אמצעים לאחסון כמות עצומה של מידע, בכל זאת יש צורך בניהול מידע זה, התאמתו לתוכנות הפועלות במערכת והיכולת לאחזר במהירות את הקובץ הרצוי. חזון המשרד ללא נייר מחייב התקנת מערכת ניהול מסמכים יעילה וחכמה שתוכל לאחזר את המסמכים, ואף את הגרסאות הקודמות, במהירות וביעילות. 

יחד עם זאת יש לשמור על אבטחת המידע ולקבל יכולות של הגדרת משתמשים והגדרת הרשאות מתאימות למי מותר לראות מה, למי מותר לעדכן מה, למי מותר רק ליצור מסמכים ועוד. לשם כך יש צורך בתוכנת ניהול מסמכים שתהיה פרוסה ומשותפת לכל הארגון, ושתדע להתממשק למסמכים סרוקים מכל סוג, שתכיל יכולות חיפוש מסמכים מתקדמות, שתדע לנהל היטב את המסמכים, שתתן התראות, חיוויים על שיהויים שנעשו במסמך מיצירתו בפעם הראשונה ועוד. 

 מערכות ניהול מסמכים חכמות יודעות לרכז את המידע שיש במסמכי הארגון ולנהל אותם ביעילות, עם יכולות אחזור מהיר, קישוריות לסביבת העבודה ועוד. מערכת תוכנה חכמה מייצרת לארגון חסכון רב בזמן המתורגם כמובן לכסף. קיימות בשוק מערכות ניהול מסמכים רבות, אולם לא כל מערכת מתאימה לכל לקוח. 

לא די במערכת תוכנה חכמה ששומרת על מסמכים דיגיטלים שנוצרו בה, אלא יש צורך בטיפול במסמכי נייר שנסרקו והומרו לקובץ דיגיטלי, כך שהארגון יוכל לשלוף את המסמכים ולצפות בהם בשעת הצורך. לדוגמה: תעודות משלוח שנתקבלו חתומות ויש צורך לווידוא ואישור קבלת המוצרים ע"י הלקוח וחתימתו על התעודה. מסמכים סרוקים כאלה יש צורך לשמור במערכת ולשלבם כמסמכים דיגיטלים קריאים וברי חיפוש לכל דבר. תהליך של סריקת מסמכים ושילובם במערכת הממוחשבת מחייבת הקפדה על סדרת תהליכים עוקבים שיבטיחו את הצלחת הפרוייקט ויכולת טובה של אחזור המסמכים בשעת הצורך. 

פרוייקט מסוג זה מחייב מיון וסינון המסמכים, הגדרה ובחירת שיטת המפתוח של המסמכים, סריקת המסמכים באמצעות סורק מסמכים מקצועי לארכיון ואיכותי ושילובם במאגר המסמכים הממוחשב של הארגון, והטמעת מערכת האחזור בעמדות עבודה הרצויות. סריקת מסמכים ושילובם במערכת ניהול מסמכים יוצרת חיסכון משמעותי בשטח האחסון המשרדי ומפחיתה עלויות שכירות ומיסוי החלות על שטחים אלו. 

כמו כן נחסכות עלויות של בתי ארכיב ועלויות ציוד אחסון משרדי כגון קלסרים וארוניות. במקביל נוצרת יכולת שליטה על המידע בארגון מיום שהחלו להיווצר בו מסמכים. הכנסת מסמכים סרוקים למערכת מאפשרת יכולת לאחזר ולשלוף אותם בשעת הצורך ולא לבזבז זמן על חיפוש ניירות בקלסרים ובתי ארכיב.

שירותי גריסה ברעננה כפר סבא הוד השרון הרצליה רמת השרון

למרות שניתן לאחסן מסמכים לתקופות ארוכות בבתי ארכיב או במחסן של החברה, בשלב מסוים כשלא תזדקק להם, אל תזרוק אותם לפח. הזמן שירותי גריסה לפתיתים כדי שיושמדו לחלוטין. למידע נוסף אודות שירותי גריסת מסמכים לפתיתים לעסקים ופרטיים לחץ כאן 

שירותי גריסת מסמכים ברעננה כפר סבא הוד השרון הרצליה רמת השרון

שמור על המידע הסודי של הלקוחות שלך - מספרי כרטיסי אשראי, רשימות לקוחות, רשומות שכר, חשבוניות ספקים ולקוחות. מומלץ לבצע סריקת מסמכים ואם אין לך צורך במסמכי המקור, גרוס אותם. זו אינה רק אחריות אלא גם חובה משפטית לשמור ולהגן על מידע של הלקוחות והעובדים שלך. למידע נוסף אודות שירותי גריסת מסמכים לפתיתים לעסקים ופרטיים לחץ כאן

שירותי גריסת נייר ברעננה כפר סבא הוד השרון הרצליה רמת השרון

אחד העובדים עזב את העבודה? כדאי לשמור על רשומות כוח אדם במשך שלוש שנים לאחר שעובד עוזב את החברה, במיוחד אם הוא פוטר. מומלץ לשמור תיעוד מלא ורצוי לסרוק את המסמכים. בתום התקופה אל תשליכו את המסמכים לפח אלא גרסו אותם. למידע נוסף אודות שירותי גריסת מסמכים לפתיתים לעסקים ופרטיים לחצו כאן

גריסת מסמכים להגנה מפני גניבת זהות

גניבת זהות הפכה נפוצה יותר ויותר, והיא אחת הסיבות מדוע גריסת המסמכים הפכה להיות חלק חשוב משגרת העסק. שירותי גריסה יכולים לעזור להשמיד מידע חשוב וחסוי ולשמור מפני גניבת זהות. למאמר המלא לחצו כאן